Email tidak sampai ke penerima ? Baca ini !!

Email yang dikirimkan oleh seseorang bisa saja tidak sampai tujuan, walaupun email tersebut berhasil kita kirim dari email kita (dalam artian email sudah masuk ke folder sent item). Hal ini tentu saja bisa menjadi masalah yang cukup serius dalam kondisi tertentu. Misalkan, kita mengirim email kepada sebuah perusahaan atau instansi yang mana email tersebut sangat penting dan harus segera diterima oleh si penerima email. Namun, email yang telah berhasil kita kirim tidak kunjung-kunjung sampai ke alamat email tujuan ! Jika hal ini sedang Anda alami, maka cobalah ikuti langkah-langkah dibawah ini.

Cek Spam Folder

Langkah pertama jika email tidak sampai tujuan, maka mintalah kepada orang yang Anda kirimkan email untuk memeriksa Spam Folder atau Junk Mail Folder nya baik pada aplikasi mail client yang mereka gunakan atau pada mail servernya. Jika memang email anda masuk kedalam spam Folder maka email tersebut bisa dipindah ke Inbox mail nya secara manual. Berikut ini contoh email yang masuk kedalam spam folder Gmail.

Email Spam pada Spam Folder Gmail

Email yang telah ditandai sebagai bukan spam maka email tersebut akan dipindahkan ke folder inbox. Namun, email yang kita kirim berikutnya ke orang tersebut juga ada kemungkinan akan tetap masuk kedalam spam Folder seperti sebelumnya. Ada banyak faktor yang email kita dianggap spam oleh mail server penerima. Untuk mencegah supaya email yang kita kirim tidak dimasukkan ke folder spam oleh mail server penerima, ada beberapa tips yang bisa dicoba :

a. Jadikan alamat email atau domain email anda dikenali oleh mail server penerima.

Pada mail server ada fitur yang bias digunakan untuk melakukan filter spam, yaitu menggunakan whitelist dan blacklist alamat email/domain email. Jadi, cobalah untuk menghubungi langsung orang yang anda kirimkan email, dan minta supaya alamat email atau domain email anda didaftarkan kedalam daftar whitelist mail server mereka. Anda bisa melihat fitur spam filter yang dimiliki oleh Gmail seperti pada gambar dibawah ini.

Fitur Spam Filter Gmail

b. Hindari menggunakan kata-kata yang mengandung unsur spam pada subjek atau badan email.

Ada banyak kata-kata yang masuk kedalam kategori triger spam, seperti mengandung unsur-unsur manipulasi, kata-kata kotor, kata-kata yang berlebihan. Seperti misalkan ada kalimat yang berbunyi 'Ayo klik disini sekarang !'. Dan pastikan juga bahwa email yang dikirim harus memiliki judul email (subject), dan badan email yang tidak kosong dari tulisan-tulisan. Coba perhatikan beberapa email spam yang ada pada Gmail berikut ini/

Email Spam

c. Tampilkan alamat link secara utuh.

Jika pada pada email yang anda kirimkan terdapat sebuah link suatu website misalkan, maka tampilkanlah alamat link tersebut secara utuh dan jangan diringkas.

d. Periksa kesehatan IP Address dan domain email yang anda gunakan.

Jika email yang anda gunakan menggunakan alamat email @gmail.com atau @yahoo.com maka ada sedikit kemungkinan email yang anda kirim akan masuk ke spam folder dari penerima email dan tentunya isi email yang anda kirim tidak mengandung unsur-unsur spam. Namun berbeda halnya jika email yang digunakan menggunakan alamat domain sendiri misalkan seperti teknisi@labkomputer.com, maka kita perlu memeriksa apakah domain serta IP Address yang kita gunakan untuk mengirimkan email bebas dari blacklist.

Untuk melakukan pengecekan ini, ada banyak tools yang bisa kita gunakan, diantara beberapa tools yang bisa digunakan adalah sebagai berikut.

1. Baracuda Central

https://www.barracudacentral.org/lookups, dengan menggunakan tools ini anda bisa memeriksa reputasi dari IP Address serta domain yang anda gunakan. Cara penggunaanya sangatlah mudah, tinggal anda klik link tersebut diatas kemudian masukkan nama domain maupun IP Address yang anda gunakan, dan klik tombol Check reputation dan anda akan diperlihatkan hasil pengecekannya secara langsung, apakah IP atau domain yang anda gunakan termasuk kedalam category black list atau tidak.

Barracuda Central, sumber barracudacentral.org

2. Google Postmaster Tools

Kita juga bisa menggunakan google postmaster untuk memeriksa kesehatan dari domain atau IP address yang kita gunakan, cara nya tinggal klik link berikut https://www.gmail.com/postmaster/ masukkan alamat domain yang anda gunakan, adapun hasil pengecekannya bisa dilihat setelah google selesai melakukan verifikasi dari domain anda.

Google Postmaster, sumber gmail.com/postmaster

3. Mxtoolbox

Tools selanjutnya adalah menggunakan mxtoolbox yang bisa diakses pada link https://mxtoolbox.com/ cara penggunaanya cukup dengan memasukkan alamat domain yang akan diperiksa kemudian pilih mx lookup atau pilih solve email delivery problem jika memang terdapat yang ingin dipecahkan solusinya.

MXToolBox, sumber mxtoolbox.com

4. Spam Cops

Tools berikutnya yang bisa digunakan adalah Spam Cops pada alamat website https://www.spamcop.net/bl.shtml dengan tools ini kita bisa memeriksa IP Address yang kita gunakan untuk mengirimkan email apakah bebas dari daftar black list atau tidak.

SpamCop, sumber spamcop.net/bl.shtml

Selanjutnya, apabila ternyata alamat IP Address atau domain kita dianggap sebagai spammer oleh salah satu dari beberapa tools diatas maka kita bisa mengajukan request kepada tools-tools tersebut bahwa IP Address atau domain yang kita gunakan supaya di delist dari server mereka dan meyakinkan bawha IP Address atau domain yang kita gunakan aman dari spam.

Ukuran File Lampiran Email Terlalu Besar

Setiap mail server memiliki kebijakan tersendiri tentang ukuran besar email yang bisa dikirim dan diterima. Misalkan seperti Gmail, ukuran email maksimal yang bisa dikirim dan diterima dalam sekali email antara 15-20 MB, jika melebihi ukuran tersebut maka bisa dipastikan emailnya akan tertolak ! Oleh karena itu, jika anda mengirim email ukurannya file nya besar (karena ada file attachment) maka sebaiknya ditanyakan terlebih dahulu pada si penerima email tentang berapa ukuran email yang bisa mereka terima.

Nah, demikian beberapa tips yang bisa dicoba jika anda mengalami masalah email yang tidak sampai tujuan. Terimakasih sudah berkunjung, dan semoga bermanfaat.